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Beispielskizze

Reklamationen in der Fertigung nachverfolgen

Der Satz, mit dem alles anfing

„Reklamationen kommen bei uns per Mail, Telefon und Zuruf in der Halle an, und niemand kann sagen, welche noch offen ist oder woran es lag.“

Ein Beispiel, kein Kundenprojekt: Der Satz stammt von uns, das Konzept von einer KI, redigiert von uns.

KonzeptKundendienst

Reklamationsakte

Jede Reklamation bekommt eine Akte, einen Verantwortlichen und eine Ursache.

So haben wir Ihr Problem verstanden

Eine Reklamation hat heute keinen festen Ort. Sie steckt in Postfächern, auf Zetteln und in Köpfen. Deshalb gibt es weder eine Antwort auf die Frage, was offen ist, noch auf die wichtigere: welche Ursachen sich wiederholen. Der Kunde merkt das an der Wartezeit.

Oberfläche

Arbeitsbereich

Beispieldaten Vertriebsinnendienst
Akten

Offene Reklamationen

Offen

14

3 älter als 10 Tage

Zeit bis Erstantwort

1,5 Tage

−2 Tage seit Einführung

Stationen

Eingang2

  • R-0412Maßabweichung Flansch
  • R-0413Kratzer, Sichtteil

Prüfung2

  • R-0409Gewinde nicht lehrenhaltig
  • R-0410Falsche Stückzahl

Maßnahme2

  • R-0405Beschichtung löst sich
  • R-0407Transportschaden
Ursachen

Ursachen, letztes Quartal

Reklamationen je Ursache

38im Quartal

MaßOberflächeVerpackungMengeSonstige

Maß: 13, Oberfläche: 9, Verpackung: 7, Menge: 5, Sonstige: 4

Auffällige Chargen

ChargeArtikelFälleAusgeliefert anAktionen
C-2291Flansch DN 8046 Kunden
C-2304Deckel, beschichtet32 Kunden
C-2277Gewindebuchse M1229 Kunden

Wirksame Maßnahmen

  • Prüflehre Flansch ersetzt seitdem kein Fall
  • Zwischenlage bei Sichtteilen Fälle halbiert
  • Zählwaage im Versand läuft seit zwei Wochen
Akte

R-0409 · Gewinde nicht lehrenhaltig

Verlauf

  1. Mo Eingang per Telefon, Foto folgt
  2. Mo Zwischenbescheid an den Kunden
  3. Mi Rückstellmuster geprüft
  4. Do Ursache: Werkzeugverschleiß

Maßnahme festlegen

Ursache
Werkzeugverschleiß
Maßnahme
Standzeit begrenzen
Verantwortlich
Fertigungsleitung
Wirksam geprüft am
offen

Festlegen

Belege

Beleg hier ablegen

oder auswählen

  • gewinde_kunde.jpg vom Kunden
  • pruefbericht_r0409.pdf QS

Datenmodell

Datenmodell als Tabelle
EntitätFeldTyp
KundefirmaText
ansprechpartnerText
ArtikelnummerText
bezeichnungText
ChargenummerText
artikelVerweis
gefertigt_amDatum
ReklamationkundeVerweis
chargeVerweis
stationText
eingangDatum
fotoDatei
UrsachebezeichnungText
bereichText
MaßnahmereklamationVerweis
textText
wirksamJa/Nein
kostenBetrag
Beziehungen zwischen den Entitäten
VonKardinalitätNachBeziehung
Kunde1:nReklamationmeldet
Artikel1:nChargewird gefertigt als
Charge1:nReklamationist betroffen von
Ursache1:nReklamationerklärt
Reklamation1:nMaßnahmeführt zu

Marktwert

Was dieses Problem am Markt wert wäre: So ließe sich das Produkt anbieten, wenn man es verkaufte. Nicht unser Preis und kein Angebot.

Fester Monatspreis je Betrieb

  • Akten

    89 €

    pro Monat · je Betrieb

  • Naheliegend

    Akten + Ursachen

    149 €

    pro Monat · je Betrieb

Reklamationen betreffen den ganzen Betrieb. Ein Preis je Nutzer würde Mitlesen bestrafen.

Fahrplan

  1. Etappe 1

    Ein Ort

    Jede Reklamation hat eine Akte mit Station und Verantwortlichem.

  2. Etappe 2

    Ursachen

    Fester Ursachenkatalog, Auswertung nach Ursache und Charge.

  3. Etappe 3

    Nach außen

    Zwischenbescheid und Abschlussbericht gehen aus der Akte an den Kunden.

Kernfunktionen

  • Aufnahme in einer MinuteKunde, Artikel, Charge, Foto. Mehr wird beim Eingang nicht verlangt.
  • Stationen statt StatusEingang, Prüfung, Maßnahme, Abschluss: jeder sieht, wo eine Akte liegt.
  • UrsachenkatalogEine kurze, feste Liste von Ursachen macht Häufungen erst zählbar.
  • ChargenbezugZeigt weitere Lieferungen derselben Charge, bevor der nächste Kunde anruft.
  • Antwort an den KundenZwischenbescheid und Abschlussbericht aus der Akte, als PDF oder Mail.

Produktumfang

Was die erste Version enthält, wer damit arbeitet und was bewusst draußen bleibt.

Rollen3

  • VertriebsinnendienstNimmt Reklamationen auf und hält den Kunden auf dem Stand.
  • QualitätssicherungKlärt die Ursache, legt Maßnahmen fest und schließt die Akte.
  • FertigungsleitungSieht, welche Ursachen sich häufen und welche Chargen betroffen sind.

Module6

Ansichten

  • Akten
  • Ursachen
  • Akte

Stammdaten

  • Kunde
  • Artikel
  • Ursache

Schnittstellen3

  • Warenwirtschaft (Chargen)
  • E-Mail-Postfach
  • PDF-Export

Ausbau

  1. Erste Version Ein Ort Jede Reklamation hat eine Akte mit Station und Verantwortlichem.
  2. Etappe 2 Ursachen
  3. Etappe 3 Nach außen

Bewusst weggelassen

  • Kein vollständiger 8D-Bericht: Die Ursache und eine Maßnahme reichen für die meisten Fälle.
  • Keine Gutschriften: Die Entscheidung steht in der Akte, gebucht wird in der Warenwirtschaft.
  • Keine Lieferantenreklamationen: andere Beteiligte, anderer Ablauf, später.

Rolle der KI

Liest eingehende Mails vor und schlägt Artikel, Charge und eine Ursache aus dem Katalog vor.

Was die KI ausdrücklich nicht tutDie KI legt keine Ursache fest und antwortet keinem Kunden. Beides bleibt bei der Qualitätssicherung.

Drei Fragen, die wir Ihnen als Erstes stellen würden

  1. Lassen sich Chargen heute bis zur Lieferung zurückverfolgen, und in welchem System?

  2. Wer entscheidet über Ersatz oder Gutschrift, und muss diese Freigabe im Ablauf stehen?

  3. Wie viele Reklamationen gibt es im Monat: eher zehn oder eher hundert?

Eine Skizze, kein Angebot. Entworfen von einer KI, dargestellt von uns.